Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kustannus Z:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. 

Laadittu 02.02.2021. Viimeisin muutos 24.11.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Kustannus Z

59800 Kesälahti

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Lea Pennanen

lea@kustannusz.fi

3. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on esimerkiksi

• henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu, tässä tapauksessa asiakassuhde.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että käsittelemme asiakkaamme henkilötietoja vain hänen suostumuksellaan.

Kustannus Z:n toteuttaman henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat

• yhteydenpito asiakkaisiin ja asiakkaiden mahdollisimman hyvä palveleminen
• ostotapahtumaan liittyvien toimenpiteiden toteuttaminen, kuten maksaminen ja tuotteiden lähettäminen
• asiakaspalvelun, asiakassuhteiden ja liiketoiminnan kehittäminen 
• asiakaspalautteen kerääminen ja käsitteleminen
• asiakkuuksien analysointi ja tilastointi
• viestinnän, markkinoinnin ja myynnin toteuttaminen
• väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäiseminen ja selvittäminen.

Lisäksi Kustannus Z voi toteuttaa myös profilointia, jonka tarkoituksena on mahdollistaa viestinnän, markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun parempi kohdentaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Kustannus Z:n asiakasrekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: 

• asiakkaan nimi (sekä yritys tai organisaatio), yhteystiedot eli puhelinnumero, sähköpostiosoite ja osoite
• asiakkaan antamat kiellot, rajoitukset, suostumukset ja muut valinnat palvelun käyttöön liittyen
• asiakkaan itse toimittamat tai tuottamat tiedot itsestään tai edustamastaan organisaatiosta
• tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
• laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
• tietoja käytetystä maksupalvelusta maksutietoineen
• verkkosivujemme käytöstä kerättävät tiedot, kuten IP-osoite tai evästetiedot
• tietoja myynnin, markkinoinnin ja viestinnän toteutuksesta
• mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt ja tallennetut tiedot.

Henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä niin kauan kuin niitä tarvitaan asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai asiakaspalvelun kehittämiseksi, kuitenkin enintään kahden vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Kustannus Z saa rekisteriin tallennettavat tiedot asiakkaalta verkkosivujen yhteydenottolomakkeella lähetetyistä viesteistä, verkkokaupan asiakaspalvelusta, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan. 

Kustannus Z käyttää verkkosivuillaan ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, kävijän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka helpottaa kävijöiden kirjautumista verkkosivuille ja jonka avulla verkkosivujen ylläpitäjä voi tunnistaa usein sivuilla vierailevat kävijät ja laatia yhdistelmätietoja kävijöistä. Näiden tietojen perusteella pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä sekä tarjoamaan asiakkaillemme yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Hyödynnämme evästeitä myös verkkokaupassa kävijän ostoskorin, toimitus- ja laskutusosoitteen tallentamisessa.

Evästeet eivät vahingoita kävijöiden tietokoneita tai tiedostoja. 

Mikäli sivuillamme vieraileva kävijä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, evästeet voi kytkeä pois. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta. Evästeiden käytön estäminen voi vaikuttaa verkkosivujemme toiminnallisuuteen.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Kustannus Z ei luovuta tietoja yrityksen ulkopuolelle lukuun ottamatta niitä tahoja, jotka osallistuvat tuotteidemme ja palvelujemme toteuttamiseen. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattaa säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön sallimilla tavoilla.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

Kustannus Z:lla on oikeus siirtää henkilötiedot kolmannelle osapuolelle yrityskaupan, fuusion tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Noudatamme huolellisuutta henkilötietoja sisältävän rekisterin käsittelyssä ja suojaamme asianmukaisesti tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse ja että tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. 

Kustannus Z huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja käsittelijät ovat vain niitä yrityksen työntekijöitä, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja.

9. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jokaisella Kustannus Z:n asiakasrekisterissä olevalla henkilöllä on 

• oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä
• oikeus pyytää omien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”)
• oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista 
• oikeus kieltää profilointi
• kaikki muutkin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. 

Kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisena sähköpostitse Kustannus Z:lle osoitteeseen lea@kustannusz.fi Tarvittaessa varmistamme pyynnön esittäjän henkilöllisyyden. Vastaamme pyynnön esittäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Lisäksi asiakasrekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus tehdä valvontaviranomaiselle valitus tavasta, jolla Kustannus Z käsittelee henkilötietoja. Valitus tehdään suoraan tietosuojavaltuutetulle. Tarkemmat ohjeet ovat osoitteessa www.tietosuoja.fi.

Kustannus Z:n tietosuojaselosteen lähteet ja mallit

Harto Pönkä / Innowise 20.2.2018 (muokattu 27.2.2018) http://www.innowise.fi/fi/gdprn-mukainen-rekisteri-ja-tietosuojaselosteen-malli/

Helpotkotisivut.fi: Näin teet helposti tietosuojaselosteen nettisivuillesi https://www.helpotkotisivut.fi/blogi/nain-teet-helposti-tietosuojaselosteen-nettisivuillesi/

Etana Editions Oy:n tietosuojaseloste https://etanaeditions.com/pages/tietosuojalauseke